Une formation à l'IA pour vos salariés peut être financée par votre OPCO, l'opérateur de compétences dont dépend votre entreprise. Trois conditions comptent : un organisme de formation certifié Qualiopi, une action qui vise un objectif professionnel, et une demande conforme aux critères de votre branche, déposée avant la formation. Rien n'est acquis d'avance : la prise en charge dépend des règles de votre OPCO et des fonds dont il dispose.
Quand un dirigeant me parle de former son équipe à l'IA, la question du financement arrive vite. Elle est légitime. Mais elle ne doit pas décider à elle seule du contenu de la formation : une formation financée qui ne change rien aux habitudes de l'équipe reste du temps perdu. Voici comment fonctionne le dispositif, puis comment éviter ce piège.
Qu'est-ce qu'un OPCO, et comment savoir lequel est le vôtre ?
Les OPCO ont remplacé les anciens OPCA en 2019. Ils sont onze, et chacun couvre un ensemble de branches professionnelles : la construction, le commerce, les services de proximité, etc. La liste officielle a été publiée au Journal officiel, comme le rappelle Centre Inffo.
Votre entreprise est rattachée à l'OPCO de la branche dont elle relève, ce qui passe en général par sa convention collective. Si vous ne savez pas lequel est le vôtre, votre expert-comptable ou votre gestionnaire de paie le sait. La convention collective figure aussi sur les bulletins de salaire.
Le Code du travail confie notamment aux OPCO la mission d'assurer un service de proximité auprès des très petites, petites et moyennes entreprises, pour les aider à identifier leurs besoins de formation. France compétences leur reverse une partie des contributions des entreprises pour le développement des compétences dans les entreprises de moins de 50 salariés. Si vous êtes dans ce cas, vous faites partie du public prioritaire. Au-delà, les règles changent : renseignez-vous directement auprès de votre OPCO.
Quelles conditions la formation doit-elle remplir ?
Les OPCO appliquent des règles communes fixées par le Code du travail, auxquelles s'ajoutent leurs propres critères. Les pages de l'OPCO des entreprises de proximité sur les conditions d'éligibilité d'une action et sur les conditions que doit remplir l'organisme de formation les résument bien :
- Un organisme certifié Qualiopi. Depuis le 1er janvier 2022, un organisme doit détenir cette certification pour accéder aux financements publics ou mutualisés. Sans elle, l'OPCO ne peut pas prendre en charge la formation.
- Une vraie action de formation. Elle doit suivre un parcours pédagogique qui vise un objectif professionnel. Une conférence d'inspiration sur l'IA ne remplit pas cette condition.
- Une convention de formation. Signée entre l'organisme et votre entreprise, elle précise l'intitulé, les objectifs, le contenu, la durée, les modalités de suivi et le prix.
- Les critères de votre branche. Chaque OPCO publie des priorités et des plafonds de prise en charge, qui changent d'une branche à l'autre et d'une année à l'autre.
Il faut ajouter une condition plus discrète : les fonds. Les enveloppes destinées aux petites entreprises peuvent être accordées sous réserve de fonds disponibles, avec parfois une date limite de dépôt dans l'année. Une demande tardive peut être refusée alors que tout le reste est conforme.
Comment se déroule une demande, étape par étape ?
Le circuit varie selon les OPCO, mais il suit presque toujours la même logique.
- Définir le besoin. Qui sera formé, sur quelles tâches, avec quel objectif concret. C'est aussi ce que l'OPCO vous demandera de décrire.
- Lire les critères de votre OPCO. Ils figurent sur son site, souvent par branche. Un conseiller peut aussi vous répondre, c'est précisément son rôle auprès des petites entreprises.
- Choisir l'organisme de formation, vérifier sa certification Qualiopi et obtenir un programme détaillé ainsi qu'un devis ou une convention.
- Déposer la demande avant le début de la formation, en général sur l'espace en ligne de l'OPCO, avec le programme et la convention ou le devis signé. Vérifiez le délai propre à votre OPCO.
- Attendre l'accord écrit avant de lancer la formation. Commencer sans accord, c'est prendre le risque de tout payer.
- Transmettre les justificatifs après la formation : feuilles d'émargement, certificat de réalisation et facture. Selon les cas, l'OPCO paie directement l'organisme, ou vous avancez les frais et envoyez la facture acquittée pour être remboursé. La fiche de l'OPCO des entreprises de proximité sur les modalités de prise en charge détaille ces pièces.
Ces règles évoluent et diffèrent d'un OPCO à l'autre. Cet article ne remplace ni votre OPCO ni votre expert-comptable : pour toute question sur vos obligations ou vos droits, adressez-vous à eux.
Pourquoi la certification Qualiopi décide de tout ?
Parce qu'elle conditionne le financement, quelle que soit la qualité de la formation. C'est donc la première chose à vérifier chez un prestataire : demandez une copie de son certificat, regardez sa date de validité et vérifiez qu'il couvre bien les actions de formation.
Je le dis clairement pour Grabloop : nous ne sommes pas certifiés Qualiopi. Quand une entreprise souhaite faire financer une formation par son OPCO, la formation est portée par un organisme de formation partenaire certifié, qui signe la convention et facture. Nous n'instruisons pas le dossier de financement, et nous ne promettons aucune prise en charge.
À l'inverse, méfiez-vous d'un prestataire non certifié qui vous assure que sa formation sera financée, ou qui vous annonce un accord avant même que vous ayez déposé la demande. Seul votre OPCO décide.
Une formation financée est-elle forcément une bonne formation ?
Non. Le financement dit qu'une formation est éligible, pas qu'elle changera quelque chose dans votre entreprise. Beaucoup de formations à l'IA impressionnent en salle, sur des exemples génériques, puis rien ne bouge : chacun retourne à ses usages dispersés.
Avant de signer, posez trois questions :
- La formation part-elle de vos tâches réelles ? Les courriers, devis, comptes rendus et demandes clients de vos salariés, avec leurs propres documents, anonymisés si besoin.
- Laisse-t-elle une règle d'usage écrite ? Ce qu'on peut confier à un outil, ce qui doit être relu, ce qui ne sort pas de l'entreprise. Les principes de cette règle sont détaillés dans notre ressource sur les bonnes pratiques de l'IA en TPE.
- Prévoit-elle un point de retour ? Quelques semaines plus tard, pour voir quels usages sont restés et pourquoi les autres ont été abandonnés. C'est souvent là que se joue l'adoption, comme l'explique notre ressource pour faire adopter un nouvel outil par son équipe.
C'est l'approche que je décris sur la page consacrée à une formation IA construite sur les tâches réelles de votre équipe. Si vous voulez faire le point sur votre besoin avant de monter un dossier, vous pouvez réserver un diagnostic offert : trente minutes en visio pour regarder votre situation.
Questions fréquentes
Une formation IA sur mesure, en intra-entreprise, peut-elle être financée par l'OPCO ?
Elle peut l'être, à condition d'être dispensée par un organisme certifié Qualiopi, de viser un objectif professionnel et d'entrer dans les critères de votre branche. La forme intra-entreprise n'est pas un obstacle en soi. Vérifiez les règles de votre OPCO avant de vous engager.
Combien l'OPCO prend-il en charge ?
Cela dépend de votre OPCO, de votre branche, de la taille de votre entreprise et de l'année : les plafonds sont fixés par chaque OPCO et révisés régulièrement. Consultez ses critères publiés ou interrogez un conseiller. Aucun montant n'est garanti avant l'accord écrit.
Mon entreprise a plus de 50 salariés : puis-je encore obtenir un financement ?
Les fonds mutualisés reversés aux OPCO pour le développement des compétences visent les entreprises de moins de 50 salariés. Au-delà, les possibilités de prise en charge sont différentes : posez la question directement à votre OPCO, qui vous dira ce qui reste ouvert pour votre branche.